A gennaio siamo stati contattati da un’azienda di Desenzano, in provincia di Brescia, che si occupa di impianti idrotermosanitari, condizionamento, impianti tecnologici e energie rinnovabili. Erano i giorni precedenti all’emergenza sanitaria, nessuno pensava che il mondo sarebbe cambiato nel giro di un mese. L’azienda stava affrontando un aumento della richiesta di lavori: di interventi, di sopralluoghi, di assistenze. Il business è cresciuto così velocemente da diventare ingestibile, visto che la gestione è ancora vecchio stampo, basata sulle cosiddette “scartoffie”. Serviva lo sviluppo gestionale con web app per migliorare la gestione tradizionale, cartacea, che doveva passare dall’ufficio commerciale alle squadre di installatori, per finire all’ufficio amministrativo. Così, negli ultimi mesi, l’azienda ha dovuto affrontare un paradosso: anziché incrementare il fatturato hanno aumentato solo il carico di lavoro. I guadagni, nonostante la crescita degli ordini, sono rimasti identici.
Abbiamo spesso sottolineato l’importanza di una web app integrata con gestionale, e quotidianamente ci impegniamo nella sensibilizzazione delle aziende, che spesso lo vedono ancora come un costo, quando in realtà è un investimento redditizio. In questo caso, il cliente si è accorto basandosi sull’esperienza reale che una gestione informatizzata avrebbe potuto risolvere il problema alla radice, per cui siamo stati aiutati e abbiamo potuto procedere all’analisi della situazione. Seguendo il nostro protocollo, abbiamo osservato il ciclo operativo aziendale, immedesimandoci nelle persone coinvolte nel processo di gestione dei lavori: il responsabile commerciale, poi il tecnico, infine le addette all’amministrazione. Così abbiamo capito i punti deboli della struttura, e su questi abbiamo lavorato per strutturare la soluzione migliore: un gestionale su misura con web app integrata.
Come si trasporta una gestione cartacea in un software
L’obiettivo del nostro gestionale con web app è stato informatizzare il processo. Snellirlo, togliere alcuni passaggi che rendevano il tutto macchinoso e faticoso. Basti pensare che il responsabile commerciale, dopo ogni sopralluogo, redige una pre-offerta che verrà poi elaborata dall’ufficio commerciale, il quale si occuperà di inviarla al cliente e dopo la relativa conferma, verrà incaricata una squadra di tecnici per eseguire il lavoro richiesta. Al termine dell’intervento, l’ufficio amministrativo dovrà provvedere all’emissione della documentazione relativa.
Così abbiamo proposto all’azienda cliente, tramite una relazione, un intervento. Cerchiamo sempre di essere pratici e spiegare nel dettaglio come intendiamo procedere per informatizzare i passaggi. Abbiamo sensibilizzato il cliente, ricevendo l’autorizzazione a procedere. Prima abbiamo contattato i responsabili del gestionale esistente e del reparto sistemistico, poi abbiamo coordinato in sinergia le diverse personalizzazioni sui sistemi necessarie per automatizzare le informazioni aziendali interne.
La forza di una WebApp integrata con il software, e con le persone
Nello specifico, tra le diverse personalizzazioni, abbiamo realizzato una WebApp che comunicando con l’attuale gestionale, scambiando le informazioni commerciali permette al responsabile commerciale di operare tramite un tablet direttamente dal cliente, di preparare in poco tempo una pre-offerta che arriva all’ufficio commerciale, il quale la elabora e la spedisce. Dopo la conferma, il responsabile tecnico, sempre tramite la WebApp, prepara già il calendario interventi, visibile “live” dalle squadre di tecnici. Abbiamo automatizzato anche il post-intervento: una volta eseguito, il tecnico interessato apre l’applicazione per comunicare all’azienda un suo feedback, cioè confermando o modificando i materiali utilizzati e indicando le ore impiegate per chiudere l’intervento. Può procedere direttamente dal luogo di lavoro, che sia la sede del cliente o il cantiere.
Così, un attimo dopo, l’amministrazione può emettere fattura o movimentare il magazzino, se necessario.
I benefici di una web app gestionale su misura
In pochi mesi, la nostra WebApp è stata facilmente compresa sia dall’ufficio commerciale che amministrativo, oltre che dai tecnici. Questi ultimi erano per noi i soggetti più importanti perché la usano direttamente sul campo.
Le procedure da eseguire sul tablet non devono andare ad aggravare sul tempo, ma farlo guadagnare. Ad oggi i tecnici, grazie alla nostra web app integrata con gestionale, non devono più rientrare in sede e consegnare i rapporti di intervento o doverli compilare nei giorni successivi per mancanza di tempo e quindi aumentando la possibilità di commettere errori: lo fanno sul posto, in poco tempo, e a caldo dell’intervento. Il cliente ha notato immediatamente un incremento dei lavori quotidiani, un miglior controllo sugli interventi e un guadagno in termini di tempo, produttività e soddisfazione dei tecnici, i quali a loro volta sono più sereni, propositivi e concentrati sul lavoro, non dovendo più passare ore per la causa della burocrazia interna.
