Una forte resistenza al cambiamento e una legislazione poco chiara vincolano gli studi notarili al documento cartaceo, con conseguenze negative sui costi e sull’efficienza. È dunque fondamentale iniziare un percorso graduale di digitalizzazione, per rendere tutti i processi più fluidi e le dinamiche più consolidate, aiutando a cogliere i reali benefici del digitale.
La digitalizzazione dovrebbe infatti essere alla base di qualsiasi azienda e studio professionale per una maggiore competitività ed efficienza. Se le imprese trovano nel digitale e nell’automazione un supporto fondamentale per farsi strada in mercati sempre più imprevedibili, gli studi ci si affidano per migliorare il proprio lavoro e avvicinarsi ai loro clienti sempre più “smart” e connessi. Per entrare davvero nell’era digitale è fondamentale abbandonare i processi tradizionali, cambiando i metodi di lavoro e gestendo da remoto ogni attività.
La digitalizzazione degli studi notarili
La digitalizzazione della professione notarile è un processo in atto da decenni. Molte professioni attraverso il digitale puntano a livelli più alti di flessibilità e reattività, tuttavia gli studi notarili non trova benefici così impattanti nelle nuove tecnologie. Eppure, la digitalizzazione del fascicolo notarile porterebbe enormi vantaggi quali:
- L’eliminazione definitiva del cartaceo;
- La condivisione telematica dei documenti;
- L’automazione dei processi.
In uno studio notarile è normale trovare fascicoli da 270/280 facciate e gestire tutta quella carta porta inevitabilmente a dei disguidi: c’è bisogno di un archivio “analogico” poco efficiente e molto costoso, inoltre la carta tende a deteriorare perciò è difficile mantenere tutta la documentazione in maniera adeguata.
Tuttavia ancora oggi la digitalizzazione degli studi notarili continua ad essere limitata. Nonostante vengano adottati software specializzati per la gestione di questo tipo di attività professionale che vanno dalla preparazione del fascicolo notarile alla redazione dell’atto e tutto ciò che segue, gli studi rimangono ancora molto legati alla carta. Il problema di base è a livello legislativo, infatti non esiste nessuna legge che stabilisce esattamente come usare e gestire gli atti notarili telematici.
Il cambiamento, però, non può essere fermato. Per arrivare a livelli di efficienza maggiore, risparmiando anche sui costi degli spazi, della gestione di archivi fisici e rispettando l’ambiente che ci circonda producendo meno rifiuti, è necessario digitalizzare gli studi notarili. Convertire tale attività rendendola completamente automatizzata ne aumenterebbe inevitabilmente la qualità, soprattutto quella dei servizi offerti.
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