Scegliere il software per la contabilità può sembrare un aspetto secondario nella gestione di un’attività. Si può pensare che conti la produzione, l’attività commerciale, tutto ciò che riguarda la vendita, perché da lì arrivano gli introiti. Invece la contabilità è primaria, tenerla in ordine significa avere sotto controllo l’azienda, e studiarla può portare ad un miglioramento dell’efficienza, a risolvere eventuali problemi di cui altrimenti non ci si sarebbe accorti. Per fare tutto ciò, ogni attività dovrebbe dotarsi di un software adeguato, e per adeguato non si intende il migliore in assoluto, ma quello su misura per le proprie esigenze.
In più, in questo contesto, va considerata anche la digitalizzazione che sta abbracciando il mondo del lavoro, anche in Italia. Un esempio è la fatturazione elettronica, che ha obbligato le aziende e le attività a dotarsi di strumenti tecnologici in grado di gestirla, dalla realizzazione all’invio. Questo esempio è utile a ricordare l’importanza nella scelta di un software per la contabilità, ma anche che la burocrazia è sempre ostica, e quindi questi software è bene che siano semplici, il più possibile. In primis, nell’interfaccia: più è snella e semplice, più è di immediata comprensione.
Come dovrebbe essere un buon software per la contabilità
Il software per la contabilità ideale dovrebbe contenere più informazioni possibili, in modo da raggruppare tutto in un unico strumento. I dati da tracciare sono sia quelli interni all’azienda, come gli stipendi del personale e le ore dei lavoratori, ma anche quelli esterni, come le informazioni sui clienti, sui fornitori, sul materiale da lavoro in entrata, sui contratti in essere e sull’archivio.
Gli aspetti da valutare nella scelta del software per la contabilità
Come scegliere, quindi, il software per la contabilità ideale? L’aspetto da valutare, tra gli altri, è se è già attivo in azienda un altro programma gestionale, e nel caso se risulta efficiente. Così non fosse, si può optare per una sua integrazione con altri software, creando una rete compatibile, oppure si può sostituire con uno su misura, che è sempre la soluzione ideale: affidarsi a programmi generici è sconsigliato perché possono tralasciare qualche aspetto particolare che ogni azienda ha. Per scegliere il software per la contabilità, in sostanza, il consiglio è quello di affidarsi ad un ottimo fornitore, in grado di proporre soluzioni ad hoc, e mai preconfezionate. Perché, ribadiamo, la stella polare nella scelta del software dovrebbe essere sempre l’esigenza aziendale, che va analizzata e messa in relazione agli eventuali programmi già attivi.
In virtù di questo eventuale sviluppo, un buon software per la contabilità dovrebbe essere “aperto”, prevedere opzioni di personalizzazione e ampliamento, così da rispondere a sviluppi aziendali e a nuove necessità. La crescita imprenditoriale potrebbe infatti richiedere nuove funzioni al software, e non averle previste potrebbe ostacolare questo sviluppo e mettere in una condizione di ritardo il reparto dedicato alla contabilità.
In generale, non esistono software gratuiti sul mercato in grado di gestire la contabilità. L’investimento, quindi, è obbligatorio, per tutti i motivi di cui sopra. Il consiglio è quindi nella scelta di un software per la contabilità è quello di non lesinare sui costi, ma investire in prodotti ben progettati e confezionati, perché di sicuro questi ultimi restituiranno ampiamente il denaro speso, migliorando l’efficienza aziendale, riducendo altri costi, impattando quindi in positivo sui bilanci.
